Vanaf 3 oktober kunnen subsidieverzoeken voor sociale innovatie worden ingediend bij het Agentschap SZW met als subsidieondergrens € 13.000 en als bovengrens € 18.000.

Bent u met uw organisatie bezig met of aan het nadenken over een van de onderstaande thema’s, dan kan deze subsidie interessant zijn:

• procesverbetering: het binnen de arbeidsorganisatie verbeteren, herschikken en innoveren van bedrijfsprocessen;
• duurzame inzetbaarheid: het stimuleren van regionale en intersectorale arbeidsmobiliteit van werknemers, arbeidstijdenmanagement, het bevorderen van gezond, vitaal en veilig werken, het bevorderen van zelfredzaamheid op de werkvloer of Het Nieuwe Werken.

Als organisatie kunt u zo subsidie krijgen om een externe adviseur in te huren om hierbij te helpen. U hoeft zelf maar 25% van de kosten hiervoor te financieren, de rest krijgt u vergoed via de subsidie.

Ik kan u helpen met bijvoorbeeld de volgende projecten:

- Het Nieuwe Werken, implementatie, bewustwording, stimulering, mogelijkheden.

- Digitale zelfredzaamheid op de werkvloer. Medewerkers weerbaarder maken in de digitale samenleving, het web 2.0, de informatie ‘overload’.

Wilt u meer informatie? Aarzel niet en wees er snel bij! Neem gerust contact met mij op om de mogelijkheden door te spreken:

Pim Bliek

pim at pimbliek.nl

Om te beginnen: ik heb ook geen pasklaar antwoord waar de kramp echt zit. Waarom loopt de overheid achter ten opzichte van de markt? Laat ik een aantal zaken en omstandigheden noemen die ik in de praktijk tegenkom.

Complexiteit; appels en peren

De ICT van de meeste overheden is ontzettend complex. Zo heeft een gemiddelde Gemeente tientallen systemen die veelal gekoppeld zijn. Om er een aantal te noemen: systemen voor de sociale dienst, voor de belastingen, voor de aanvraag van vergunningen, voor ruimtelijke ordening, planningssystemen, een zaaksysteem, etc etc.

De vraag is of de groep waarmee Ernst & Young vergelijkt, de dienstensector, representatief is voor deze complexiteit. De meeste dienstverlenende bedrijven zullen vooral kantoorautomatisering kennen, een financiele administratie, een planningsysteem en nog wat randsystemen. Maar ik durf wel de gok aan dat ze gemiddeld niet zulke complexe vraagstukken hebben qua ICT als de enorme hoeveelheden data bij Gemeenten.

Andere cultuur

Maar waar zit ‘t ‘m dan wel in dat de overheid achterloopt? Het is een open deur, maar ik heb gemerkt dat ‘t vaak wel een ware is. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar gemiddeld genomen is de overheid anders van cultuur dan het bedrijfsleven. De cultuur is meer behoudend, en minder gericht op vernieuwen. Bedrijven moeten continu innoveren om concurrerend te blijven, bij overheden ontbreekt die prikkel. Hierdoor is de drive om te vernieuwen afhankelijk van individuele medewerkers, die zin en toekomst zien in vernieuwing, waarmee ik op het volgende punt kom:

Onbekend maakt onbemind

Open Source Software (OSS) is nog heel vaak relatief onbekend bij overheden. Goed, men heeft er zo ondertussen wel iets van gehoord via het programmabureau NOiV of de VNG, maar gebruik van OSS in de praktijk is een volgende stap. Telkens weer blijkt dat nog veel overheden huiverig staan tegenover OSS. Ze maken zich zorgen over kwaliteit, stabiliteit, continuiteit enzovoort. En regelmatig duikt nog de fabel op dat het ‘toch allemaal hobbysoftware is’.

Daar komt dus bij, als je niet geprikkeld wordt om te vernieuwen, waarom zou je dan verder kijken? Het is veel makkelijker en eigenlijk logischer om de ‘vaste’ IT-leverancier te bellen en die de vraag voor te leggen. Meestal rolt daar een gesloten oplossing uit.

Onkunde?

Is dat dan onkunde allemaal? Nee, verre van zelfs, en dat zal ik ook nooit beweren. Ik ben er van overtuigd dat de meeste IT-medewerkers en beslissers van gemeenten met hart en ziel hun best doen en het beste willen voor hun organisatie. Ik constateer echter wel dat ze bewust of onbewust in een andere organisatiecultuur zitten, die vernieuwing minder hard stimuleert dan de concurrentieslag die het bedrijfsleven dagelijks voert.

De oplossing? Een CIO?

Is een CIO aanstellen dan een oplossing? Dat kan, als die CIO een vernieuwer is. Of in ieder geval iemand die open staat voor andere oplossingen dan de meest voor de hand liggende. Iemand die zich uitgebreid orienteert, en zijn organisatie stimuleert dit ook te doen. Een inspirator en aanjager van verbeteringen. Dan kan een CIO een grote bijdrage leveren. Maar, als de CIO een meer behoudend type is die vooral wil ‘dat de boel blijft draaien’ dan vermoed ik dat ‘t niet veel gaat helpen. Ik zie het aanstellen van een CIO dus zeker als een kans, maar niet als het ei van Columbus.

Bedreigingen en kansen in 2011

De grootste bedreiging van 2011 (en daaropvolgende jaren) zijn de bezuinigingen. Alle overheden moeten flink de broekriem aanhalen. Helaas wordt maar al te vaak dan direct gesneden in vernieuwing van ICT, de inhuur van externe vernieuwers, en wordt de blik naar binnen gericht. De doelstelling wordt dan om voor minder geld dan voorheen ‘de boel draaiend te houden’. Dit is vaak al een flinke opgave.

En dat is dus ontzettend jammer. Juist door nu te investeren in vernieuwing, consolidatie, het meer efficienter en effectiever maken van de IT-dienstverlening bij overheden, kan op langere termijn structureel bezuinigd worden. Om die omslag te maken is wel echt een andere manier van denken nodig: de bezuinigingsdoelstelling is een prikkel tot innovatie, geen bedreiging. Soms moet je simpelweg de boel eens flink overhoop halen om echt te vernieuwen. Als je aan je huis een serre wilt bouwen, zul je toch echt een keer die muur door moeten beuken met een sloophamer. Uiteraard wel op zo’n manier dat je ondertussen veilig in je huis kunt blijven wonen.

Conclusie

Elke overheid die in deze tijd vernieuwing, en dus ook Open Source Software niet als kans ziet en deze niet probeert maximaal in te zetten, is een dief van eigen portemonnee. Kortom: durf te vernieuwen, maak die businesscase, en wees ook niet bang om daar geld aan uit te geven. Ik durf de stelling aan dat dat zich, mits goed uitgevoerd, terug verdient.

Hallo? Met Slagerij van Kampen?

14-Netnummers

Vaak wordt het Antwoord concept gekoppeld aan het 14-netnummer concept. En juist dat laatste heeft een slechte naam gekregen, vooral omdat netnummers vaak niet overeen komen met gemeentegrenzen. Dit leidt in de praktijk tot allerlei problemen. Zo ben je ineens als Gemeente Diemen afhankelijk van de 14020 implementatie van Amsterdam!

Antwoord != Techniek

Zoals zo vaak bij IT-gerelateerde veranderingen worden deze ten onrechte gezien als min of meer technische migraties. Antwoord is niet ‘alleen maar’ een nieuwe telefooncentrale, of een helpdesksysteem implementeren. In sommige organisaties leidt juist deze aanpak tot de aanschaf van hele dure pakketsoftware, dure nieuwe telefooncentrales, nog duurdere consultancy om dat allemaal in te regelen, maar niet noodzakelijkerwijs tot een andere manier van werken. In mijn visie is de techniek een middel, en geen doel.

Antwoord is naar mijn smaak vooral een verandering in organisatiecultuur, denken, kennisdeling en organiseren. Door de organisatie te kantelen van een verticaal gescheiden, aanbodsgerichte organisatie naar een meer vraaggerichte organisatie ga je pas echt meters maken met Antwoord. Denken vanuit de vraag van de klant, de burger. Hoe gaan we zorgen dat deze klant zo snel en goed mogelijk geholpen wordt? Deze grote verandering kan alleen gemaakt worden als de gehele organisatie aangehaakt wordt. Met alleen een helpdesk inrichten, oftewel de ‘voorkant’ veranderen, ben je er nog lang niet. En dus:

Antwoord != KCC

Antwoord is niet hetzelfde als een Klant Contact Centrum inrichten. Maar, het een sluit het ander niet uit, en veel organisaties zien het inrichten van een goed KCC als essentieel onderdeel van Antwoord. Het hoeft echter niet. Je kunt volgens mij prima het Antwoord concept implementeren zonder direct een heel KCC op te tuigen. Zeker voor de kleinere gemeenten een kans lijkt me.

Nu is het natuurlijk ook weer zo dat je een KCC zo groot en ingewikkeld kan maken als je zelf wilt. Voor een grote gemeente kan dit een volledig callcentre zijn, uitbesteedt en wel. In een kleine gemeente blijft het misschien bij de twee telefonistes in deeltijd, maar worden zij beter gefaciliteerd zodat zij de mensen die bellen of mailen beter kunnen helpen.

Antwoord = Kansen!

Antwoord biedt wel ontzettend veel kansen. Niet alleen geeft het grote kansen om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren, het is vooral ook ontzettend leuk om te implementeren! Inspireer de medewerkers, stimuleer kennisdeling, ga eens goed naar elkaar luisteren. Volgens mij is Antwoord een uitgelezen kans om de hele organisatie in een positieve draai mee te nemen naar een moderne dienstverlening. En wie vindt het nou niet leuk om de klant beter te helpen?

Conclusie

De valkuilen bij Antwoord zijn het aanvliegen als een technische migratie, je blindstaren op het 14-netnummer of het niet betrekken van de gehele keten in de dienstverlening.

Mits goed aangepakt biedt Antwoord veel kansen en kan het heel inspirerend werken voor een organisatie. Het is geen kleine verandering, en het kost tijd om goed in te voeren. Als je dit goed aanpakt, en je weet de medewerkers te inspireren en uit te nodigen mee te denken, dan kan de dienstverlening van een Gemeente of andere overheid flink verbeteren.

Een gemiste kans? Jazeker! Het zou toch zo langzamerhand bekend moeten zijn dat je met slimmere, meer open ICT vele miljoenen, ja zelfs miljarden kan besparen? Hoeveel geld is er nu wel niet over de balk gesmeten aan de ‘Grote Projecten’? Grote automatiseringsprojecten die mislukt zijn of hopeloos vastlopen.

Helaas moet ik constateren dat het ook dit Kabinet ontbreekt aan echt doortastende visie op dit punt. En ik vrees dat we van de nieuwe minister van Economische Zaken op dit vlak weinig kunnen verwachten.

Wat moet er dan gebeuren? Hoe kunnen we echt besparen? Naar mijn smaak door nu eens echt te kiezen. Geen ellenlange overleggen, geen stapels beleidsnotities, maar een helder beleid, dat ook echt word afgedwongen:

- Alle overheden verplichten om alleen nog maar open standaarden te gebruiken.

- Veel meer open standaarden op de lijst met verplichte standaarden.

- Open Source software tot uitgangspunt verheffen, pas kiezen voor gesloten als dit niet anders kan.

- NOiV flink uitbreiden met een flinke ploeg juristen die ook echt gaan toezien op al die aanbestedingen, en het mandaat geven om aanbestedingen te blokkeren als ze niet voldoen.

- Veel meer inzetten op delen van software. Niet alleen een marktplaats bij NOiV, maar een grote ‘SourceForge’ achtige oplossing.

- Power to the techneuten! Die weten prima wat werkt en wat niet. Minder blabla, meer specialisten hun werk laten doen.

- Alle ICT’ers bij overheden op cursus.

- MCSE en andere Microsoftopleidingen niet meer als eis stellen bij sollicitaties. Selecteren op ‘open’ kandidaten.

- Onderwijs. Universiteiten, HBO’s en MBO’s stimuleren breder op te leiden.

En zo kan ik nog wel een uurtje door gaan vrees ik. De lijst is lang. Er moet veel, heel veel veranderen. Er moet vooral een echte cultuurverandering plaatsvinden. NOiV heeft hier al veel aan bijgedragen, maar zonder echte doorzettingsmacht, zonder echte wil vanuit alle ministerie’s blijft het toch bij versnipperde initiatieven.

Waarom moeten we dit allemaal willen? Omdat we, als we hier vol op inzetten, veel minder geld aan licentiekosten naar de VS verschepen (honderden miljoenen per jaar, van de overheid alleen al!), onze lokale kenniseconomie enorm stimuleren, onze software development in Nederland als sector optillen, en omdat we hiermee onze overheid slimmer, sneller en efficienter maken. En dat laatste is pas echt winst: meer en betere dienstverlening voor minder geld! Wie wil dat nou niet?

Toegegeven, in eerste instantie kost dit alles geld. De oude rommel moet opgeruimd worden, dat doe je niet in een achternamiddag. Er moeten een heleboel mensen worden omgeschoold. Hele architecturen moeten op de schop. Een mega-operatie, noem het voor mijn part de ICT-Deltawerken. Maar we moeten er een keer aan gaan beginnen, voor het te laat is en de ICT van onze overheid hopeloos vastloopt en onbetaalbaar wordt. We kunnen allemaal zien hoe het dan gaat, in Amsterdam.

Ik ben benieuwd wanneer dit kabinet wakker wordt…

De gemeente Woerden ligt midden in het Groene Hart en is met de kernen Woerden, Harmelen, Kamerik en Zegveld bijna 50.000 inwoners rijk. Woerden zelf is een stad met een zeer rijk verleden en stamt uit de Romeinse tijd, toen er rond 41 na Chr. het castellum Laurium werd gesticht, een legerplaats aan de noordflank van het Romeinse Rijk. De prachtige oude binnenstad is van latere datum, vooral 17e eeuws, maar ook het kasteel Woerden uit de 15e eeuw vind je nog intact. Een stad met een zeer rijke historie.

Het stadhuis van Woerden vind je echter niet meer in de kern maar aan de rand, waar een modern gebouw is neergezet. Hier ontmoet ik Hans Harskamp, hoofd ICT van de gemeente. De Gemeente Woerden werkt op ICT gebied samen met de gemeente Lopik. Lopik koopt de ICT-diensten in bij Woerden. Met 6 fte op de ICT-afdeling worden zodoende in totaal 600 medewerkers ondersteund.

Woerden is qua ICT een zogenaamde ‘Centric-Gemeente’, een leverancier waarmee Harskamp goed door een deur kan. Uit het hele gesprek dat ik heb met Hans Harskamp blijkt dat hij zijn opdrachtgeveerschap heel serieus neemt en zeer zorgvuldig in regie houdt. Hierin is het NOiV-beleid een constante factor. Woerden eist van alle leveranciers ondersteuning van open standaarden en gebruikt daarnaast steeds vaker open source software.

Momenteel wordt er veel open source gebruikt in de serversystemen, die voornamelijk draaien op Linux-distributies zoals Suse en Ubuntu. De thin clients voor de medewerkers draaien op een BSD-variant (een open source UNIX besturingsysteem). Meer dan 80% van de werkplekken werkt hiermee. Daarnaast overweegt Woerden een aantal migraties ter vervanging van producten die toe zijn aan een upgrade. Zo vindt er momenteel een proof of concept plaats voor het product Zarafa ter vervanging van Microsoft Exchange voor de mailserver. Een beslissing over vervanging valt eind dit jaar. Een migratie van de huidige Office applicatie, Microsoft Office 2000 (sommige gebruikers hebben 2003), naar OpenOffice.org wordt momenteel onderzocht door een externe adviseur. Deze schrijft ook op korte termijn een plan van aanpak voor de migratie.

Ook in Woerden wordt de afdeling financiën gezien als de belangrijkste afdeling tijdens een migratie, vooral door het gebruik van complexe excel-macro’s. Aan deze problematiek wordt in de inventarisatie veel aandacht besteed. Ook ondersteuning en opleiding van eindgebruikers verdient veel aandacht.

Zoals gezegd, open standaarden zijn in Woerden de norm. Zodoende is ondersteuning voor ODF, het Open Document Formaat, al geruime tijd goed geregeld. Met een mogelijke migratie naar OpenOffice.org wordt dat verder versterkt. Maar op dit moment is ODF al goed verankerd. Zo bieden alle Centric applicaties ondersteuning voor ODF, het document management systeem BCT van Corsa ondersteunt ODF, etcetera. Momenteel worden nog niet alle documenten in het DMS opgeslagen, maar staat ook nog veel op zogenaamde netwerkschijven. Harskamp oriënteert zich momenteel op de vraag hoe in de toekomst alles netjes en duurzaam onder te brengen in het DMS. Hiertoe wordt al, op zijn verzoek, door leverancier Xentral een oplossing gebouwd die dit zou moeten gaan vergemakkelijken. Evenals zijn collega’s in andere gemeenten twijfelt Harskamp nog over de status van ODF: gebruiken als standaard formaat voor uitwisseling, of voorlopig de Microsoft formaten blijven gebruiken terwijl we ODF ondersteunen ‘voor het geval dat’.

Al met al houdt Woerden zich heel goed aan het NOiV-beleid. Open standaarden zijn de norm. Dit wordt ook geëist van leveranciers. Open source software krijgt een hele serieuze kans en wordt op verschillende plekken in de infrastructuur succesvol ingezet.

Met Woerden komt er een einde aan de miniserie over ODF en OpenOffice.org. Na het bezoeken van drie voorop lopende gemeenten kun je een aantal terugkerende thema’s onderscheiden. In het algemeen kun je concluderen dat OpenOffice.org een prima vervanger kan zijn voor Microsoft Office. De migratie van meestal oudere versies van Office (2000/2003) naar welk modern Office pakket dan ook is een complexe migratie. Of je nu migreert naar Office 2007 of 2010, of naar een open pakket zoals OpenOffice.org, je komt dezelfde issues tegen met macro’s, huisstijlen en templates. In alle gevallen moeten deze gemigreerd worden.

Een voordeel van OpenOffice.org dat telkens genoemd wordt is dat het qua interface sterk lijkt op Office 2000 en 2003, wat de overstap voor eindgebruikers gemakkelijker maakt dan een upgrade naar Microsoft Office 2007 of hoger, waar een nieuwe interface in zit. Opleidingen voor OpenOffice.org zijn echter in de praktijk iets duurder. Daar staat uiteraard tegenover dat voor OpenOffice.org geen licentiekosten verschuldigd zijn, wat de business case voor OO.org weer beter maakt.

Uiteindelijk, welk software pakket je ook kiest, het gaat het om interoperabiliteit. Door het gebruik van open standaarden garandeer je dit voor de lange termijn. Het is goed om te zien dat in de gemeente praktijk steeds meer leveranciers ondersteuning voor ODF leveren. Zowel PinkRoccade als Centric, maar ook vele kleinere leveranciers, leveren steeds meer ondersteuning voor ODF. Wat bij alledrie de gemeenten opvalt is dat ze hun opdrachtgeverschap uitermate serieus nemen. Ze nemen overtuigend de regie zelf in handen en gaan actief in gesprek met hun leveranciers over interoperabiliteit, open standaarden en open source software.

Tot slot het wat mij betreft belangrijkste punt, waarmee elke grote migratie valt of staat: de eindgebruikers. Alledrie de gemeenten noemen dit als hun belangrijkste punt, en Grootegast heeft al in de praktijk bewezen dat dit de succesfactor kan zijn. In een vroeg stadium serieus betrekken van afgevaardigden uit afdelingen leidt tot betrokken medewerkers. Zo betrokken zelfs dat ze zelf proactief met het nieuwe pakket aan de slag gingen, en gingen optreden als ambassadeurs naar hun collega’s. Op deze manier wordt een verandering echt gedragen door de organisatie, en neem je de medewerkers mee op pad naar de nieuwe situatie.

De Gemeente Ouder-Amstel ligt vlak onder de rook van Amsterdam en omvat Ouderkerk aan de Amstel, Duivendrecht en het buurtschap Waver. Het is een kleine Gemeente (13.000 inwoners) met een kleine organisatie (80 à 90 fte). Op ICT-vlak is Ouder-Amstel een voorloper. Om die reden bezoek ik op een mooie zonnige ochtend in juli de plaatsvervangend coördinator I&A, André de Vet. Voor mij lekker dichtbij, ik kan er vanuit mijn woonplaats Amsterdam zo op m’n scooter naartoe rijden.

Dhr. de Vet ontvangt me hartelijk in een ruime, lichte spreekkamer in het behoorlijk nieuwe en naar mijn smaak mooie, lichte raadhuis van de Gemeente. Al snel blijkt dat ik aan tafel zit met een makkelijke prater die graag vertelt over de pragmatische aanpak in Ouder-Amstel. De Vet is in zijn functie van plaatsvervangend coordinator I&A de trekker voor het uitvoeren van het NOiV-beleid in de organisatie en vult dit praktisch in: Open Source waar dat kan en beter is, Open Standaarden altijd.

Over Open Standaarden is de Vet duidelijk en eveneens pragmatisch: “We zullen toch ook .doc moeten blijven ondersteunen, ook al is het geen open standaard. Burgers en bedrijven houden zich niet aan het pas-toe-of-leg-uit-beleid, dus die blijven dat op dit moment gewoon gebruiken”, aldus de Vet. Maar in hun eigen systemen gebruikt Ouder-Amstel waar mogelijk open standaarden. Daarnaast wordt indien mogelijk Open Source Software gebruikt als dat beter is dan gesloten software. Hiermee voldoet Ouder-Amstel keurig aan de doelstellingen van het actieplan Nederland Open in Verbinding.

Op dit moment staat een aantal projecten met open source op de rol. Zo zit men in de beslisfase van een vervanging van het Microsoft Exchange mailsysteem, waarbij het open source pakket Zarafa hoge ogen gooit. Men verwacht dit project nog in 2010 af te ronden. Ook de thin clients (terminalservers) zullen worden uitgerust met een open source oplossing, zoveel is al besloten. In alle gevallen geldt dat Ouder-Amstel open source simpelweg dezelfde kansen biedt als gesloten source bij het kiezen van software. Bij gelijke geschiktheid krijgt open source de voorkeur. Zo gebruikt Ouder-Amstel al open source software voor de helpdesk (GLPI), voor asset management gebruiken ze OCS Inventory NG, en Nagios voor servermonitoring bij beheer. Voor de firewall en routing gebruikt men de betaalde Enterprise editie van het open source pakket Astaro security gateway. “Allemaal naar volle tevredenheid”, voegt de Vet aan het lijstje toe.

De PC’s van de gemeente zullen eind dit jaar worden vervangen. Bij deze grote ingreep wordt gelijk gekeken naar de software op die dekstops. Ook het Office-pakket, Microsoft Office 2000, is hard aan vervanging toe. Om de open standaard ODF te ondersteunen gebruiken ze nu de ODF-plugin van Oracle (Sun). Momenteel kijkt de Vet naar de mogelijkheden van OpenOffice.org ter vervanging. De volgende vragen moeten hierin in ieder geval beantwoord worden:

- Wat vinden de gebruikers van OpenOffice.org?

- Welke koppelvlakken werken en welke niet? Ouder-Amstel kiest ervoor niet alles te testen maar alleen de veel gebruikte koppelingen.

- Excel-sheets met macro’s. Hoeveel tijd en moeite kost het deze om te zetten?

Op het laatste punt is al een mooi succes geboekt. Leverancier RedNose bleek in staat de moeilijke macro’s van de afdeling Financiën en Beleid binnen enkele uren te migreren naar OpenOffice.org. Een zeer prettige meevaller voor de Vet en zijn collega’s.

Het onderzoek is nog niet afgerond, maar Andre de Vet heeft al wel andere voor- en nadelen van OpenOffice.org op een rijtje gezet. Zo vindt hij gebruikersacceptatie erg belangrijk: “voor onze gebruikers lijkt OpenOffice.org meer op de versie van Office 2000 die ze nu gebruiken. De overgang naar Microsoft Office 2007 is een veel grotere en wordt als minder prettig ervaren. Voor ons een serieuze factor!”.

Er zijn al verschillende applicaties aan een onderzoek onderworpen. Zo werkt de document generator TDI / ITP va PinkRoccade keurig met ODF. Het Document Management Systeem ondersteunt PDF/A maar geen ODF, maar dit ziet de Vet niet als een groot probleem: “We slaan in ons DMS alleen de definitieve dossiers op en dat gaat prima in PDF/A, dat ook een open standaard is.” Niet alle applicaties zullen worden getest. “Bij kleine applicaties die maar door 1 a 2 medewerkers worden gebruikt, zijn die gebruikers zelf verantwoordelijk voor het testen van die applicatie in combinatie met OpenOffice.org. Bij geconstateerde problemen biedt de ICT-afdeling vervolgens wel hulp bij het oplossen ervan”, aldus de Vet.

Naast voldoende ondersteuning van de verschillende applicaties zijn kosten een belangrijke factor in de afwegingen. In de kosten maakt de keuze voor OpenOffice.org volgens de Vet niet zoveel verschil met de Microsoft Office oplossing: “Met OO.org bespaar ik op licentiekosten, maar opleidingen voor OO.org zijn weer wat duurder dan voor Microsoft Office”. De kosten die hij maakt voor migratie van sjablonen en macro’s zou hij ook moeten maken bij een overstap naar Office 2007, dus die maken verder het verschil niet.

De Vet denkt nog na over hoe ze na een migratie naar OpenOffice.org omgaan met de open documentstandaard ODF. Het is nog niet besloten dat dit ook het standaard formaat gaat worden waarin alle medewerkers onderling moeten gaan uitwisselen. Dit vooral omdat de buitenwereld, burgers en bedrijven, (nog) niet met ODF werken maar met het formaat van Microsoft.

Daarmee komt de Vet ook aan bij een meer algemeen punt dat hij graag onder de aandacht brengt: “het NOiV-beleid is een hele goede ontwikkeling en moet ook plaatsvinden”, maar hij merkt daarbij wel op dat het veel inspanning en geld kost, wat vooral voor een kleine gemeente met een kleine ICT-afdeling best een zware belasting is. Samen met vernieuwingen als NUP, Antwoord en andere zaken drukt dit behoorlijk op de afdeling ICT van Ouder-Amstel.

Al met al kun je stellen dat Ouder-Amstel op de goede weg is. Men implementeert het NOiV-beleid in de praktijk. Open standaarden zijn de norm, open source software wordt gebruikt waar dat kan. Daarmee is de gemeente een voorloper in Nederland.

Op een mooie julimorgen reis ik per trein naar het hoge noorden. In de provincie Groningen, in een landelijk gebied aan de rand van Friesland, vind je de kleine Gemeente Grootegast. Dat een kleine Gemeente groot kan zijn hebben ze hier zeker bewezen. Grootegast is al een flink aantal keren geroemd als voorloper op het gebied van van NOiV-beleid. En terecht, zo blijkt vandaag wederom. Ik word enthousiast ontvangen in het prachtige oude raadhuis (met nieuwe aanbouw) door hoofd ICT Frits Moorlag en systeembeheerder Jelle Jansma. Beiden nuchtere, praktische mensen. Hier worden spookverhalen en mythes snel gereduceerd tot praktische oplossingen.

Sinds begin 2009 beschikt elke medewerker van de gemeente over OpenOffice.org als Office pakket op de desktop. Dit project is voortvarend aangepakt. Na slechts enkele maanden van grondige voorbereidingen is er over gegaan tot implementatie. Moorlag vindt draagvlak het belangrijkst: “Mijn beheerders moeten er elke dag mee werken en het kunnen beheren, dus hun draagvlak komt als eerste.” In het verleden had het college van B&W zich al uitgesproken voor invoering van het NOiV-beleid. Dit geeft Moorlag het benodigde mandaat en de bijbehorende daadkracht.

Ook de business case was vrij snel rond. “Over business cases wordt veel te ingewikkeld gedaan”, zegt Moorlag. “Voor mij is het een simpel staatje van baten en lasten van de verschillende voorliggende pakketkeuzes.OpenOffice.org kwam hier als goedkoopste optie uit. Dit komt vooral door het ontbreken van aan licentiekosten. Na onderzoek bleek dat de migratie naar OpenOffice.org net zo veel inspanning zou gaan vergen als een upgrade naar Microsoft Office 2007. In de kosten zijn hier dus geen verschillen, maar wel degelijk in de licentiekosten. Hier wordt fors op bespaard. Alleen aan de beheertool OO.org Enterprise geeft Moorlag 400 dollar per jaar uit.

Na een grondige inventarisatie bleek dat het merendeel van de gebruikers moeiteloos kon overstappen van de het oude pakket (Microsoft Office 2000) naar het nieuwe OpenOffice. Enkele gebruikers maken echter gebruik van applicaties die (nog) niet met OO.org of ODF overweg kunnen. Voor deze applicaties wordt gebruikers een gevirtualiseerde MS Office sandbox geboden. De gebruiker merkt hier verder niets van en als diezelfde medewerker ‘gewoon’ een brief wil tikken, gebruikt hij of zij OpenOffice.org. Dit alles werkt extra soepel door de volledig gevirtualiseerde infrastructuur.

Om het draagvlak te bevorderen is er een klankbordgroep samengesteld met vertegenwoordigers uit de organisatie. Deze mensen zijn ook gestimuleerd om op te treden als ambassadeurs richting hun eigen afdeling. Met name de afgevaardigde van Financiën bleek erg waardevol. Bij elke migratie van Office blijkt dit telkens de moeilijkste kluif te zijn: de grote hoeveelheid zeer vernuftige en ingewikkelde macro’s die medewerkers in de loop der jaren in Excel ontwikkeld hebben. De ‘poweruser’ van Financien bleek zo enthousiast dat hij ze zelf ging ombouwen naar OpenOffice en ook zorgde voor enthousiasme bij zijn collega’s. Voor Moorlag en zijn collega’s een enorme hulp.

Vervolgens is aan alle medewerkers een vrijwillige cursus aangeboden om te leren werken met het nieuwe pakket. Tot verrassing van Moorlag maakte hier maar een handjevol mensen gebruik van. De rest van de medewerkers redde zichzelf prima. Om dit verder te bevorderen werden aan medewerkers USB-sticks uitgedeeld met OpenOffice.org erop, om thuis te installeren en gebruiken. Om te wennen, maar ook om straks documenten tussen werk en privé te kunnen uitwisselen.

Ook technisch liep de migratie soepel. Moorlag’s medewerkers stuitten al snel op de beheertool OpenOffice Enterprise, een beheertool met 25.000 instelmogelijkheden. Hiermee wordt het mogelijk om grote installaties van OO.org makkelijk te managen. Ze waren hier heel enthousiast over en dit was doorslaggevend voor hun keuze voor OO.org. Ze raden dit dan ook iedereen aan (http://openofficetechnology.com/products/OpenOffice-Enterprise). Ook de prijs van dit product viel Moorlag goed: 400 dollar per 100 werkplekken per jaar. Met minder dan 100 werkplekken (150 als de samenwerkgemeente Marum wordt meegeteld) is dit voor Grootegast een prima oplossing voor weinig geld.

Daarnaast zijn alle applicaties die mensen gebruiken onderzocht. Het Pink Roccade MidOffice pakket ondersteunt al geruime tijd ODF en PDF. Ook toen Grootegast voor de keuze van een nieuw document management systeem (DMS) stond, werd ODF en PDF ondersteuning door Moorlag als eis gesteld volgens het “pas toe of leg uit” beleid. Het Document Management Systeem, Version van de firma Circle, voldeed hier ook aan en is gekozen als DMS.

Er zijn echter ook problemen. Leveranciers van een WABO (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) applicatie en een applicatie voor de Sociale Dienst ondersteunen nog steeds geen ODF, ondanks eerdere beloften. Moorlag hoopt dat dit na de drukte rond de invoering van de WABO alsnog door de desbetreffende leveranciers wordt aangepakt.

Naast OpenOffice.org maakt de gemeente ook veelvuldig gebruik van open source software en open standaarden. Zo heeft alle telefonie plaats met de open VOIP-oplossing Asterisk, zijn veel servers voorzien van Linux (Ubuntu en Suse), is er een open source proxyserver en vervangt Zarafa binnenkort waarschijnlijk Lotus Notes. Tot slot draait er bij de gemeente al tien jaar een open source GIS (Geografisch Informatie Systeem).

Concluderend kan ik wel stellen dat ik zeer positief verrast ben door de Gemeente Grootegast. Ze laten in de praktijk zien dat goed opdrachtgeverschap, open source, open standaarden, en IT in eigen hand houden allemaal mogelijk is, ook als kleine organisatie. En de door velen soms als oh zo moeilijk bestempelde migratie naar OpenOffice.org blijkt inderdaad complex te zijn, maar niet complexer dan een migratie van Microsoft Office 2000 of 2003 naar Office 2007. In alle gevallen geldt dat een succes valt of staat met een voortvarende en praktische aanpak, met goed gemotiveerde en geschoolde medewerkers. Kortom, Grootegast bewijst dat een kleine Gemeente heel groot kan zijn!

Dit artikel is eerder verschenen op NOiV.nl

Nu niets doen is echter zeer schadelijk voor de digitale duurzaamheid van de overheid op langere termijn. Als we doorgaan zonder meer openheid te betrachten kunnen we overheidsdocumenten over dertig jaar niet meer lezen. Hoe moeten we onze kleinkinderen uitleggen dat we nog wel een papieren versie van Mariken van Nimwegen uit begin 16de eeuw kunnen lezen, maar geen digitale documenten uit 2010?

Stelt u zich eens voor dat u -of uw opvolger- over dertig jaar een beleidsstuk wilt inzien dat anno nu geschreven is. Probeer tegen die tijd maar eens een Word 2003-document te openen. Of probeer vandaag de dag een Wordstar- of Wordperfect-document te openen. Dat valt nu al niet mee, laat staan over dertig jaar. Natuurlijk, de leverancier belooft plechtig dat ze ‘backwords compatible‘ zal zijn en over dertig jaar ook nog software zal leveren die oude documenten kan lezen. Maar alleen de leverancier kent het recept van zijn gesloten document standaard… En daarbij, wie garandeert ons dat dit bedrijf dan nog steeds bestaat?

Hoe zorgen we dan wel voor duurzame documenten? Door open standaarden, zoals ODF en PDF, te gebruiken voor documenten en archivering. Deze standaarden zijn volledig open en vrij beschikbaar. Ook over dertig jaar kunt u gratis en voor niks de specificaties van de standaard nalezen. Mocht er dan geen software meer beschikbaar zijn om de documenten te lezen, dan kunt u altijd nog een programmeur in de arm nemen om software te laten bouwen om het document te lezen.

Waarom zouden wij ons hier als overheid nou druk om maken? Omdat het de democratische plicht van de overheid is om open en transparant te zijn. Bovendien moeten we ook over dertig jaar nog kunnen tonen wat er in 2010 geschreven is. Maar tevens omdat we niet kunnen eisen dat burgers een gesloten softwarepakket nodig hebben om met de overheid te kunnen communiceren. Natuurlijk zal een invoering van open standaarden geld kosten, maar dit mag geen argument (meer) zijn om het niet te doen.

Dus laten we van 2010 ‘het jaar van de omslag in denken’ maken. Dan zullen we over dertig jaar allemaal in een open formaat kunnen nalezen hoe we in 2010 tot inzicht zijn gekomen over hetgeen tegen die tijd heel vanzelfsprekend zal zijn: een digitaal duurzame en open overheid…